EXPERTISE

MANAGEMENT DES ACHATS

Transformation des achats
Gestion stratégique des coûts
Création de la valeur

Nos solutions

Organisation de la fonction achats

Optimisation des processus achats

Gestion des coûts

Gestion des contrats

Category management

Performance achats

Externalisation

Toujours en pleine mutation, la fonction Achats joue un rôle stratégique qui n’est plus à démontrer. Au cœur de l’entreprise c’est une fonction aux nombreux enjeux : financier, stratégique et administratif. Aujourd’hui avec les NTI, digitaliser certains processus pour créer la valeur dans l’organisation s’avère un enjeu supplémentaire.

Il ne suffit plus pour les acteurs de cette fonction de réduire les coûts, ils doivent apporter à leur organisation un soutien professionnel adéquat dans toutes les étapes du processus d’acquisition de biens ou de services.   

Votre direction ou département Achats peine à jouer pleinement son rôle ; vous faites face à des ruptures de stocks répétitifs, des difficultés de communication subsistent entre les achats et les prescripteurs, le rôle des achats est mal compris/perçu au sein de l’entreprise, le nombre de commandes urgentes est très considérables alors que la nature des biens /ou services ne justifient pas l’urgence, les équipes sont démotivées……

PERFOCIS intervient pour vous aider à améliorer votre performance, optimiser vos coûts en transformant votre fonction Achats.

Notre assistance en management des achats

• ORGANISATION DE LA FONCTION ACHAT

Nous aidons nos clients à concevoir une organisation Achat sur mesure qui soit efficace, agile et en ligne avec les objectifs de l’entreprise en évaluant la maturité de leur département ou direction Achat et en proposant des solutions pratiques.

Les étapes

  • Evaluation de l’existant : Compétence des équipes, liens interfonctionnels entre les services, rôle et responsabilités de l’équipe Achat, Systèmes d’information disponibles, processus P2P, politique et procédures achats, pratiques et culture achats, gestion de la performance, pilotage des coûts…
  • Préconisation, Elaboration de la feuille de route 
  • Pilotage du programme de conduite du changement : Nous voulons être présents dans le processus de transformation que nous conseillons à nos clients en gérant de bout en bout cette démarche avec notre équipe expérimentée et passionnée en achats.

• OPTIMISATION DU PROCESSUS P2P : (De la demande d’achat au paiement)

Les exigences des clients sont de plus en plus fortes et les organisations attendent de l’équipe Achat qu’elle soit proactive, agile, efficace, capable de gérer professionnellement les demandes, les risques fournisseurs et d’intégrer dans son fonctionnement les technologies du métier.

Votre processus d’approvisionnement semble lent, les plaintes des clients internes sont toujours nombreuses, les indicateurs de performance ne sont pas favorables, les commandes urgentes sont nombreuses, les livraisons sans bons de commande sont récurrentes, les délais de paiement des fournisseurs ne sont pas respectés, les livraisons en retard pénalisent les projets, les acheteurs sont débordés…

PERFOCIS peut vous aider à améliorer vos opérations de la demande d’achat au paiement des fournisseurs par la simplification, la digitalisation…

Nous pouvons vous accompagner dans la transformation de votre processus approvisionnement en effectuant des missions d’évaluation en collaboration de vos équipes et en vous proposant des solutions adaptées sur votre processus et/ou votre système d’information existants.

Gagnez avec les achats !  

• CONCEPTION DES PROCESSUS/PROCEDURES ACHAT

L’excellence opérationnelle dépend entre autres de l’efficacité et de l’efficience des processus d’une organisation.

Nous vous aidons à concevoir des processus Achats simples qui tiennent compte des objectifs de votre organisation et qui contribuent à réduire le temps dans le traitement des transactions.

A votre écoute, nous élaborons aussi des procédures qui permettent de s’assurer de la conformité des actions prises par les différents acteurs dans l’entreprise.

• GESTION DES CATEGORIES

La gestion des catégories est une approche stratégique de l’approvisionnement. Elle permet aux organisations de se concentrer davantage sur les catégories critiques, mettre en place des stratégies d’achat efficaces (massification…) et de simplifier les négociations.

Avec cette approche les acteurs de la fonctions Achat peuvent, entre autres, mieux gérer le risque d’approvisionnement, améliorer les relations avec les fournisseurs, gérer les catégories de dépenses en tenant compte du marché, organiser les ressources de l’équipe Achats, optimiser les coûts, adapter les méthodes d’acquisition avec la nature des besoins.

C’est presque que le chao dans votre service Achat : Trop de commandes urgentes, des commandes ‘’doublons’’, des achats répétitifs dans une durée courte pour les mêmes articles, des fournisseurs non engagés ou mécontents, des clients internes toujours insatisfaits, des ruptures de stocks à répétition, une équipe Achat débordée, … 

Nous accompagnons les organisations qui le souhaitent dans l’implémentation de la gestion des catégories.

Comment pouvons-nous vous aider ?

  • Communication et Planification : Présentation de l’approche stratégique de l’approvisionnement aux clients internes et autres parties prenantes ; définition d’un planning pour implémenter la démarche.
  • Intervention : Collecte des données, analyse des dépenses, classification par familles d’achat, priorisation.
  • Préconisations et mise en œuvre d’une feuille de route avec des objectifs à court terme (économies…).
  • Accompagnement au changement : Élaboration des stratégies de gestion des catégories sélectionnées avec l’organisation, formation, sourcing, communication interne et externes (fournisseurs…) …

• ANALYSE DES DEPENSES

Nous aidons les organisations à contrôler leurs dépenses, identifier les économies potentielles, optimiser les processus d’approvisionnement à travers une analyse structurée des dépenses d’achats.

Vous recherchez la transparence, la visibilité sur les dépenses, vous voulez avoir des informations claires sur les fournisseurs, prévenir les dépenses non-conformes, assurer la continuité des approvisionnements, prioriser les dépenses utiles, recadrer les contrats existants ….

Vous avez besoin d’un avis extérieur sur la situation de vos dépenses ?

• GESTION DES FOURNISSEURS

Les mauvaises performances des fournisseurs ont un impact à la fois sur le chiffre d’affaires et le résultat net.

PERFOCIS aide les entreprises à améliorer considérablement les performances de leurs fournisseurs, à accroître l’efficacité et la valeur et à réduire les risques.

Comment pouvons-nous vous apportez notre aide ?

o Rationalisation des fournisseurs

La rationalisation du panel fournisseur est un axe de la politique Achat.

L’effet volume est un levier qui donne à l’acheteur un pouvoir de négociation permettant d’obtenir des meilleurs tarifs de la part des fournisseurs et d’augmenter leur implication.

Structurer votre base fournisseurs devient alors évident.

Avec PERFOCIS, nos clients gagnent du temps, réduisent les coûts administratifs liés à la gestion du panel, se concentrent sur les taches à forte valeur.

Vous souhaitez optimiser votre portefeuille fournisseurs.

o Gestion de la performance fournisseurs

Nous fournissons une visibilité en temps réel de la performance des fournisseurs, à l’aide d’une gamme complète de mesures spécifiques à chaque catégorie.

Nous pouvons accompagner nos clients dans la gestion de la performance des grands fournisseurs.  

Nos interventions :

  • Evaluation des risques
  • Gestion de la communication : animation des évènements entre clients internes, acheteurs et fournisseurs ;
  • Segmentation portefeuille fournisseurs
  • Indicateurs de performance, tableaux de bord
  • Plan d’amélioration et suivi

• AMOA & SYSTEME D’INFORMATION ACHATS

Nous assistons nos clients pour le cadrage et la rédaction du besoin, au moment du déploiement de la solution informatique, et à la conduite du changement.

Notre équipe identifie avec vous le besoin et propose l’outil adapté qui contribue à l’agilité des équipes pour offrir des services de qualité aux clients internes.

Ces outils peuvent concerner les processus Achats : Source-to-Pay (S2P), Procure-to-pay (P2P) …  

• MISE A DISPOSITION ACHETEUR ou APPROVISIONNEUR PROJET

Un des défis majeurs dans les projets reste la disponibilité des équipements ou des prestataires au moment voulu par l’équipe du projet.

Les approvisionnements sont une activité essentielle à la réalisation de votre projet. Il permet d’acquérir des biens et des services au bon moment et au meilleur prix, dans les quantités nécessaires et avec la qualité souhaitée auprès des fournisseurs qui respecteront les délais.

Il est donc important de définir les méthodes que l’équipe de projet emploiera pour gérer les approvisionnements dans le cadre du projet.

Vous êtes débordés ou vous avez besoin de flexibilité pour votre activité.  Vous avez besoin de personnel pour gérer vos achats et suivre l’acheminement des biens sur site ou encore les intervention des prestataires.

Nous gérons la sélection, le recrutement et le suivi du personnel que vous externaliserez.

Une fois la phase de prise de contact et de pré entretien finalisée, nous organisons l’entretien final avec vous et le candidat approprié pour ensuite finaliser le recrutement.

Nous nous engageons à respecter le principe de confidentialité et d’éthique dans nos missions d’accompagnement.

Pour faciliter l’intégration de l’approvisionneur ou de l’acheteur mis à disposition, nous organisons durant 2 (deux) jours une formation spécifique abordant la description du poste, les attitudes professionnelles à adopter, les standards de l’entreprise d’accueil, etc…  

La performance du personnel que nous recrutons pour vous nous concerne. A ce titre, nous suivons leurs résultats et les coachons, en collaboration avec votre équipe projet.

• EXPEDITING

Dans la gestion d’une commande, le temps reste un élément essentiel.  PERFOCIS aide ses clients à éviter les retards, donc à gérer les échéanciers des bons de commande.

Des commandes livrées en retard, des équipes sous pression, des clients toujours exigeants, des statistiques de bon de commandes en attente de livraison peu favorables, des projets ralentis à cause du non-respect des délais par les fournisseurs… Ceux sont autant des défis rencontrés dans un service Achat où l’étape de suivi des commandes n’est pas totalement prise en main.

Avec PERFOCIS vous pouvez mobiliser votre équipe Achat vers d’autres activités.

Nous effectuons pour vous les relances fournisseurs, le suivi des échéances et des livraisons.

Nous vous transmettons périodiquement des rapports de suivi des bons de commande. A la fin du processus nous transmettons à nos clients le dossier historique de chaque commande incluant toutes les consignations des communications des fournisseurs.

Nous mettons à la disposition de nos clients une équipe professionnelle, dédiée, avec des moyens nécessaires pour prendre en charge et assurer le bon déroulement du suivi de bons de commande.

Améliorez votre suivi de bons de commande !

GESTION DE CONTRATS

PERFOCIS accompagne ses clients dans la Gestion des Contrats qui permet de garantir entre autres que les parties contractantes remplissent leurs obligations lors de l’exécution du contrat.

Nos Interventions

  • Mise en place d’un plan de gestion de contrat et de la relation avec le fournisseur : KPIs, suivi de la gestion du contrat et de la relation avec le fournisseur,
  • Gestion de la performance : Risques, HSE, rapports fournisseur, examen des performances et livraisons par rapport au contrat, sous-performance, reporting, amélioration continue
  • Administration des contrats : Gouvernance et gestion quotidienne du contrat (documentations, suivi des budgets, vérification des factures, variation de contrat…).
  • Conduite des audits contrats
  • Clôture du contrat : paiement finaux, échange d’expérience, archivage des documents, gestion des contentieux

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